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  • DHF 2018, DEC 14 - 15
  • CSI ASIA-PACIFIC 2019, FEB 22 - 24
  • ICCA STROKE 2019, MAR 11 - 12
  • CSI CONGRESS 2019, JUN 26 - 29
  • LAA 2019, NOV 15 - 16
UNSERE DIENSTLEISTUNGEN

SERVICES

  • Optimale Terminierung Ihrer Veranstaltung unter Berücksichtigung von Ferien, Feiertagen und Konkurrenzveranstaltungen
  • Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes hinsichtlich erwarteter Teilnehmerzahl, technischer Ausstattung, Anzahl der Räume, Größe der Ausstellungsfläche, Nähe zu Hotels und Erreichbarkeit zu Bahnhof und Flughafen
  • Organisation und Umsetzung der passenden Veranstaltungstechnik gemäß Ihren Vorstellungen zur inhaltlichen und didaktischen Gestaltung Ihres Kongresses und unter Berücksichtigung der räumlichen und technischen Gegebenheiten des Veranstaltungsortes
  • Projektmanagement der gesamten Veranstaltung inkl. zeitlicher Ablaufplanung der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung; Budgetkontrolle und Ergebnisberichte
  • Organisation regelmäßiger Besprechungstermine mit Ihnen
  • Erstellung des organisatorischen und inhaltlichen Programmablaufs gemeinsam mit Ihnen
  • Planung und Organisation von Social Events inkl. Motto, Dekorations- und Lichtkonzept, Künstler- / Band-Auswahl und Verpflichtung, Organisation und Abwicklung eines Shuttleservice
  • Organisation der Zertifizierung Ihres Kongresses bei entsprechenden Institutionen
  • Vertragsverhandlungen mit sämtlichen externen Dienstleistern
  • Einsatzplanung und Verpflichtung von Hostessen

TEILNEHMERMANAGEMENT

  • Einrichtung eines Online-Anmeldetools auf Ihrer Kongresshomepage
  • Bereitstellung einer Telefonhotline für die allgemeine Teilnehmerkommunikation
  • Bereitstellung von Fax-Anmeldeformularen
  • Versand der Anmeldebestätigungen und Rechnungen
  • Teilnehmerdatenbankerstellung und –verwaltung
  • Buchhaltung, Kreditkartenhandling, Inkasso
  • Erstellung von detaillierten Teilnehmerlisten
  • OPTIONAL: Erstellung und Auswertung von Feedbackbögen

REFERENTENMANAGEMENT

  • Aussendung von Einladungen an Referenten in Absprache mit Ihnen
  • Aussendung von organisatorischen, inhaltlichen und technischen Informationen an die Referenten
  • Vertragliche Vereinbarung und Abrechnung über Honorare, Reise- und Hotelkosten
  • Registrierung, Reiseorganisation, VIP Transfers
  • Abstract Handling – Einsatz und Betreuung der Datenbank zur Verwaltung der Vorträge
  • Erstellung Referenten Richtlinien
  • Organisation Poster Ausstellung
  • OPTIONAL: Bereitstellung eines online Referenten Portals zur persönlichen Einsicht der Vorträge und Reiseabwicklung

AUSTELLER- UND SPONSORENMANAGEMENT

  • Recherche relevanter Industriepartner
  • Erstellung eines Sponsoren- und Austellerkatalogs (Sponsoren-Kategorien)
  • Ansprache von Entscheidungsträgern sowie kontinuierliche Folgeansprachen
  • Erstellung einer Sponsorenliste mit Leistungen und Ansprechpartnern
  • Bereitstellung einer standardisierten Sponsoren-Administration (Vertrag, Information, Rechnungslegung)
  • Erstellung eines übersichtlichen Austellerplans

KONGRESS-KOMMUNIKATION

  • Konzeption eines Corporate Designs für den Kongress
  • Erstellung eines Mediaplans zur Kongresskommunikation
  • Konzeption, Produktion und Versand von Flyern zur Vorankündigung und von Informationsflyern
  • Konzeption und Schaltung von Werbeanzeigen (Print oder online in Journals/Fachzeitschriften oder Fach-Websites)
  • Konzeption und Schaltung von Anzeigen in Online Kalendern
  • Regelmäßiges Versenden von Newslettern, inhaltliche Abstimmung mit Ihnen und ggf. Adressen selektieren, pflegen und neue Adressen akquirieren
  • Kooperationen mit anderen Kongressen
  • Konzeption und Produktion der Beschilderung vor Ort (Wegweiser, Welcome Plakate, Floorplan)
  • Konzeption und Produktion des Programm Booklets
  • Gestaltung und Produktion von Give-Aways (nach Wunsch Kongresstaschen, Schlüsselbänder, Kugelschreiber etc.)
  • Erstellung und Pflege der Kongresswebsite

HOTELKONTINGENTE

  • Verhandlung von Hotelzimmerpreisen
  • Bindung von Hotelkontingenten
  • Berücksichtigung von Stornobedingungen und -fristen
  • Bereitstellung aller Informationen an Teilnehmer, Referenten und Sponsoren

VOR ORT BETREUUNG

  • Koordination und Überwachung des kompletten Programmablaufs
  • Personaleinsatzplanung
  • Planung, Überwachung und Steuerung der Veranstaltungstechnik
  • Einrichtung und Betreuung des Tagungscounters d.h. personelle Besetzung des Registrierungscounters sowie Ausgabe der Namensschilder, Zertifizierungen und Kongressmaterialien
  • Serviceorientierte Betreuung von Teilnehmern, Referenten, Ausstellern und Sponsoren
  • Organisation und Einsatz der Beschilderung des kompletten Veranstaltungsareals
  • Koordination und Überwachung der Transfers, des Caterings usw.
  • Organisation von Eingangs- und Saalkontrollen
  • Organisation und Koordination der Sicherheitsdienste
  • Umsetzung der Abend- und Rahmenveranstaltungen

ORGANISATION DER PASSENDEN VERANSTALTUNGS­TECHNIK

Auf der Grundlage Ihrer Vorstellungen und Wünsche zur inhaltlichen und didaktischen Gestaltung Ihres Kongresses und unter Berücksichtigung der räumlichen und technischen Gegebenheiten Ihres Veranstaltungsortes, ermitteln wir den individuellen Bedarf an Veranstaltungs-, Medien- und Bühnentechnik.

Denn zu einem erfolgreichen Fachkongress gehören nicht nur ein perfektes Vortragsmanagement, eine moderne Medienpräsentation und eine effektive Beschallung, sondern auch eine attraktive Bühnengestaltung, eine stimmige Beleuchtung und bei Bedarf auch eine die Interaktivität unterstützende Konferenz-technik. Dabei kommt es nicht darauf an, in wie vielen Sälen gleichzeitig oder zeitlich versetzt Ihre Veranstaltung stattfindet. Wir stellen sicher, dass in allen relevanten Räumen die passende Technik jederzeit zur Verfügung steht, um einen reibungslosen und erfolgreichen Verlauf des Kongresses sicherzustellen.

Unser Service umfasst:

  • Ermittlung Ihres individuellen Bedarfs an Veranstaltungs-, Medien- und Bühnentechnik
  • Umsetzung einer attraktiven Bühnentechnik
  • Organisation der passenden Technik und Verantwortung über deren reibungslosen Ablauf

NACHBEREITUNG

  • Aufbereitung und zeitnahe Bereitstellung der Endabrechnung
  • Nachbereitung Referentenmanagement (Dankesbriefe, Reisekostenabrechnung usw.)
  • Nachbereitung Sponsorenmanagement (Dankesbriefe, Abrechnung)
  • Statistische Auswertung (je nach Wunsch zu Teilnehmern, Inhalten, Kosten etc.)
  • Persönliches Abschlussgespräch mit Ihnen

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